Portal Orzeczeń Sądu Apelacyjnego w Szczecinie

WYROK

W IMIENIU RZECZYPOSPOLITEJ POLSKIEJ

Dnia 27 stycznia 2015 r.

Sąd Apelacyjny w Szczecinie - Wydział III Pracy i Ubezpieczeń Społecznych

w składzie:

Przewodniczący:	SSA Urszula Iwanowska
Sędziowie:	SSA Barbara Białecka (spr.) SSO del. Beata Górska
Protokolant:	St. sekr. sąd. Elżbieta Kamińska

po rozpoznaniu w dniu 27 stycznia 2015 r. w Szczecinie

sprawy z odwołania E. S.

od orzeczenia Wyższej Komisji Dyscyplinarnej Służby Cywilnej z dnia 11 czerwca 2014 r. sygn. akt(...)

przy udziale Rzecznika Dyscyplinarnego Urzędu Kontroli Skarbowej w S.

zmienia zaskarżone orzeczenie oraz poprzedzające je orzeczenie Komisji Dyscyplinarnej dla Urzędu Kontroli Skarbowej w S. z dnia 26 czerwca 2013r. i uniewinnia E. S. od popełnienia zarzucanego jej czynu.

SSA Barbara Białecka SSA Urszula Iwanowska SSO del. Beata Górska

Sygn. akt III APo 5/14

UZASADNIENIE

E. S., starszy referendarz w Urzędzie Kontroli Skarbowej
w S., została oskarżona o to, że naruszyła obowiązki członka korpusu służby cywilnej poprzez nieprzestrzeganie regulaminu pracy, gdyż w okresie od 27 listopada 2012 roku do 30 listopada 2012 roku nie sporządziła wniosków urlopu na żądanie na dzień 23 listopada 2012 roku i na dzień 26 listopada 2012 roku, ani w formie papierowej, ani w formie elektronicznej w systemie (...) i nie złożyła ich w Referacie Kadr, (...) i Spraw Socjalnych Urzędu Kontroli Skarbowej w S., czym naruszyła przepis art. 76 ust. 1 pkt 1 ustawy o służbie cywilnej, art. 100 § 2 pkt 2 Kodeksu pracy oraz § 6 ust. 2 pkt 4 Regulaminu Pracy Urzędu Kontroli Skarbowej w S. stanowiącego załącznik do Zarządzenia Nr (...) D. Urzędu Kontroli Skarbowej w S. z dnia 21 września 2011 roku.

Komisja Dyscyplinarna Urzędu Kontroli Skarbowej w S. orzeczeniem z dnia 26.06.2013r. uznała obwinioną za winną zarzucanego jej czynu polegającego
na naruszeniu przepisu art. 76 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 21 listopada 2008r. o służbie cywilnej, art. 100 § 2 pkt 2 Kodeksu pracy oraz § 21 ust. 1 zdanie trzecie w związku
z § 6 ust. 2 pkt 4 Regulaminu Pracy Urzędu Kontroli Skarbowej w S. stanowiącego załącznik do Zarządzenia Nr (...) D. Urzędu Kontroli Skarbowej w S. z dnia 21 września 2011 roku.

Z tego względu Komisja Dyscyplinarna wymierzyła obwinionej na podstawie art. 114 ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej karę upomnienia.

Wskutek odwołania obwinionej od powyższego orzeczenia sprawę przekazano do Komisji Dyscyplinarnej II Instancji.

Wyższa Komisja Dyscyplinarna Służby Cywilnej orzeczeniem z dnia 11.06.2014 r. utrzymała w mocy orzeczenie Komisji Dyscyplinarnej Urzędu Kontroli Skarbowej.

W uzasadnieniu stwierdzono, że obwinionej zarzucono naruszenie obowiązków członka korpusu służby cywilnej poprzez nieprzestrzeganie regulaminu pracy, polegające na tym, że w okresie od 27 listopada do 30 listopada 2012 r.
nie sporządziła wniosków urlopu na żądanie na dzień 23 listopada 2012 r. i na dzień 26 listopada 2012 r. ani w formie papierowej, ani w formie elektronicznej w systemie (...) i nie złożyła ich w Referacie Kadr, czym naruszyła art. 76 ust. l pkt 1 ustawy
o służbie cywilnej, art. 100 § 2 pkt 2 Kodeksu pracy oraz § 6 ust. 2 pkt 4 Regulaminu pracy (...) w S. stanowiącego załącznik do Zarządzenia nr (...) D. (...) w S. z dnia 21 września 2011 r.

Jak dalej wynika z pisemnych motywów rozstrzygnięcia, Wyższa Komisja Dyscyplinarna Służby Cywilnej oparła się na ustaleniach faktycznych w oparciu
o materiał zebrany w postępowaniu wyjaśniającym oraz dyscyplinarnym.

Wskazano, że notatką służbową z dnia 21 stycznia 2013 r. M. D., p.o. Kierownika Referatu Kadr, (...) i Spraw Socjalnych poinformowała Panią I. D. Urzędu Kontroli Skarbowej (dalej jako (...)) w S. o niezgodnościach w czasie pracy E. S.. Polegały one na tym, że w systemie (...) (rejestr czasu pracy) dni 23 i 26 listopada 2012 r. zaznaczone były na czerwono, co oznaczało, iż w tym dniu E. S. była nieobecna w pracy. W dniu 22 stycznia 2013 r. odbyło się spotkanie u D. (...) w S., w czasie którego obwiniona oświadczyła, iż przeprowadziła rozmowy telefoniczne z A. J. i M. S., w czasie których zawiadomiła o wzięciu urlopu na żądanie w dniach 23 i 26 listopada 2012 r. W dniu 22 stycznia 2013 r. M. M. - starszy informatyk poinformował mailowo M. D., że w dniach 23 listopada - 31 grudnia 2012 r. nie złożyła
(w domyśle obwiniona) żadnego wniosku o urlop na żądanie. Następnego dnia M. M. poinformował, iż obwiniona w dniu 17 stycznia 2013 r. dodała urlop
na żądanie na dzień 16 stycznia 2013 r., a następnie po upływie ok. 25 minut usunęła ten urlop. Na polecenie D. (...) w S. wyjaśnienia na piśmie w dniu
22 stycznia 2013 r. złożyła A. J. i E. S.. Pierwsza stwierdziła, iż nie jest w stanie w 100% ustalić przyczyny nieobecności pracownika. Obwiniona potwierdziła, że korzystała z urlopu na żądanie. Urlop ten nie został wpisany do (...), ponieważ nie miała wystarczającej wiedzy dotyczącej załatwienia sprawy związanej z urlopem na żądanie i była przekonana, że zawiadomienie Referatu Kadr oraz wpisu do programu (...) leżą w gestii kierownika.

W dniu 22 stycznia 2013 r. E. S. wystosowała pismo do Referatu Księgowości informujące, iż 23 i 26 listopada 2012 r. była nieobecna w pracy
i w związku z tym prosi o potrącenie tych dni z wynagrodzenia za styczeń 2013 r.
Na piśmie tym widnieją dwie dekretacje D. (...) w S. z tym,
że pierwsza stanowi, iż jest to nieobecność nieusprawiedliwiona oraz upomnienie pisemne do akt osobowych (przekreślone), opatrzona datą 23 stycznia 2013 r. Druga natomiast skierowana jest do A. B. - Rzecznika Dyscyplinarnego Urzędu Kontroli Skarbowej w S. polecająca wszczęcie postępowania wyjaśniającego, opatrzona datą 24 stycznia 2013 r.

Z postępowania wyjaśniającego Wyższa Komisja Dyscyplinarna Służby Cywilnej przyjęła, że pismem z dnia 27 lutego 2013 r. A. B. - Rzecznik Dyscyplinarny Urzędu Kontroli Skarbowej w S. poinformowała obwinioną o wszczęciu postępowania wyjaśniającego, którego przedmiotem było ustalenie czy w okresie od 27 do 30 listopada 2012 r. naruszyła obowiązki członka korpusu służby cywilnej określone w art. 76 ust. l pkt 1 ustawy o służbie cywilnej,
art. 100 § 2 pkt 2 Kodeksu pracy oraz § 6 ust. 2 pkt 4 Regulaminu Pracy Urzędu Kontroli Skarbowej w S. z dnia 21 września 2011 r., przez nieprzestrzeganie regulaminu pracy polegające na niesporządzeniu wniosków urlopu na żądanie na dzień 23 i 26 listopada 2012 r. ani w formie papierowej, ani w formie elektronicznej
w systemie (...) i niezłożeniu ich w komórce kadr, które to obowiązki wynikały
z § 21 ust. 1 zdanie trzecie Regulaminu pracy. Obwiniona została poinformowana
o przysługujących jej prawach i w dniu 28 lutego 2013 r. zapoznała się z aktami postępowania wyjaśniającego. W dniu 4 marca 2013 r. Rzecznik dyscyplinarny zwróciła się do Referatu Kadr o udzielenie informacji i doręczenie stosownych dowodów w zakresie dotychczasowej karalności oraz statusu pracowniczego obwinionej i tego samego dnia Referat Kadr poinformował, że obwiniona nie była ukarana karami dyscyplinarnymi wynikającymi z ustawy o służbie cywilnej oraz
że jest pracownikiem służby cywilnej. W dniu 4 marca 2013 r. obwiniona złożyła następujące wyjaśnienia:

1)  w dniach 23 i 26 listopada 2012 r. chorowałam, o czym telefonicznie poinformowałam swoich przełożonych (na dowód billingi),

2)  zwolnienia lekarskiego nie pobierałam, chcąc ograniczyć absencję w pracy mając na uwadze możliwość skorzystania z urlopu wypoczynkowego,

3)  dobrowolnie poddałam się karze potrącenia wynagrodzenia, pomimo że miałam prawo do zwolnienia od pracy z zachowaniem prawa do wynagrodzenia
z tytułu wykonania zabiegów leczniczo - usprawniających,

4)  dnia 27 listopada 2012 r. w dalszym ciągu byłam chora i poprosiłam o następny urlop w dniach 28-30 listopada 2012 r.

W dniu 5 marca 2013 r. Rzecznik dyscyplinarny zwrócił się do Referatu Kadr
o udzielenie informacji i doręczenie stosownych dowodów w zakresie posiadania przez obwinioną statusu osoby niepełnosprawnej ze znacznym lub umiarkowanym stopniem niepełnosprawności i czy korzystała z prawa do zwolnienia od pracy
z zachowaniem prawa do wynagrodzenia w celu wykonania zabiegów leczniczych lub usprawniających. W dniu 5 marca 2013 r. (choć na piśmie widnieje data 5 lutego) Rzecznik dyscyplinarny zwrócił się do obwinionej o przekazanie billingów rozmów, wyjaśnienie kogo informowała o urlopie na żądanie i czy ten urlop został udzielony, od kiedy przysługuje jej jako osobie niepełnosprawnej urlop dodatkowy,
czy wcześniej korzystała z urlopu na żądanie i czy wówczas sporządzała wniosek urlopowy i czy w całym 2012 r., przed 23 listopada składała wnioski urlopowe
w formie elektronicznej korzystając z systemu (...). W dniu 6 marca 2013 r. Referat Kadr poinformował, że obwiniona jest osobą zaliczoną do stopnia niepełnosprawności umiarkowanego oraz nie korzystała ze zwolnienia od pracy z zachowaniem prawa
do wynagrodzenia w celu wykonania zabiegów leczniczych lub usprawniających wykonywanych przez Szkołę J.. W dniu 6 marca 2013 r. Rzecznik dyscyplinarny przesłuchała w charakterze świadka B. W., specjalistę w Referacie Kadr, która zeznała, że na początku 2013 r. zakładała nowe kartoteki pracowników i wyprowadzała stany urlopowe za 2012 r. i wtedy zauważyła, że system (...) wskazuje 23 i 26 listopada 2012 r. „na czerwono" jako dni nieobecności w pracy Obwinionej. Jednocześnie wskazała, iż jest pewna, że osobiście nie odbierała telefonu od Obwinionej. Referat Kadr nie wprowadza urlopów do systemu (...), ponieważ jest to obowiązek każdego pracownika. Wniosek o urlop na żądanie nie wymaga zatwierdzenia przez kierownika. W dniu 7 marca 2013 r. Rzecznik dyscyplinarny przesłuchała w charakterze świadka E. D., starszego specjalistę
w Referacie Kadr. Świadek zeznała, iż w dniu 17 stycznia 2013 r. Pani B. W. poinformowała ją o sytuacji Obwinionej. W dniu 23 ani 26 listopada 2012 r. nikt jej nie poinformował o nieobecności Obwinionej w pracy. W dniu 8 marca 2013 r. Obwiniona przekazała żądane informacje i dokumenty Rzecznikowi dyscyplinarnemu.

W dniu 14 marca 2013 r. Rzecznik dyscyplinarny przesłuchała w charakterze świadka D. D., specjalistę w Referacie Kadr, która zeznała, że w dniu
17 stycznia 2013 r. B. W. poinformowała o sytuacji obwinioną
i z rozmowy z nią dowiedziała się, że o urlopie na żądanie poinformowała swojego kierownika A. J.. Składanie wniosku o urlop na żądanie w formie papierowej było zwyczajowo w urzędzie przyjęte od lat, zanim pojawił się system (...). W dniu 15 marca 2013 r. Rzecznik dyscyplinarny przesłuchała w charakterze świadka E. K., inspektora kontroli skarbowej. Świadek zeznała,
że Obwiniona jest jednym z niewielu pracowników, który informował ją z dużym wyprzedzeniem o planowanych nieobecnościach, lecz nie pamiętała czy obwiniona poinformowała o nieobecności w listopadzie 2012 r. W dniu 26 marca 2013 r. Rzecznik dyscyplinarny przesłuchała w charakterze świadka M. D.,
p.o. Kierownika Referatu Kadr, która zeznała, że po jej powrocie ze szkolenia została poinformowana przez E. D. i D. D. o niezgodnościach w czasie pracy obwinionej i okazało się, że cały urlop wypoczynkowy za 2012 r. został wykorzystany, a dwa dni z listopada 2012 r. figurowały w ewidencji na czerwono. Ponadto poprosiła Obwinioną o złożenie pisma wyrażającego zgodę na potrącenie dwóch dni nieobecności ze styczniowego wynagrodzenia. W dniu 8 kwietnia 2013 r. Rzecznik dyscyplinarny przesłuchała w charakterze świadka M. M., informatyka. Świadek zeznał, iż w dniu 22 stycznia 2013 r. sprawdził logi systemowe systemu (...) i nie znalazł informacji o złożonych wnioskach o urlop na żądanie
i ponownie „logi” zostały sprawdzone w dniu 23 stycznia 2013 r. Okazało się,
że obwiniona w dniu 17 stycznia 2013 r. złożyła wniosek o urlop na żądanie, który następnie w tym samym dniu usunęła. W dniu 8 kwietnia 2013 r. Rzecznik dyscyplinarny przesłuchała w charakterze świadka A. J., Kierownika Drugiego Oddziału Kontroli Podatkowej, która zeznała, że jest pewna, że w dniu
23 i 26 listopada 2012 r. obwiniona dzwoniła na numer służbowy i zgłaszała,
że będzie nieobecna oraz, że obwiniona należy do osób, które zawsze ją informują
o swoich nieobecnościach. W połowie stycznia 2013 r. dowiedziała się
o nieusprawiedliwionych nieobecnościach obwinionej i zapytała ją co się stało. Jako powód obwiniona podała, że musiała nie donieść zwolnienia albo wniosku o urlop.
W dniu 9 kwietnia 2013 r. Rzecznik dyscyplinarny poinformowała obwinioną
o zakończeniu postępowania wyjaśniającego. W dniu 12 kwietnia 2013 r. Rzecznik dyscyplinarny udostępniła obwinionej zebrane dowody w postępowaniu wyjaśniającym. Jak dalej wynika z pisemnych motywów rozstrzygnięcia, Wyższa Komisja Dyscyplinarna Służby Cywilnej oparła się na ustaleniach z postępowania dyscyplinarnego, przyjmując, że wniosek o wszczęcie postępowania dyscyplinarnego wpłynął do Komisji dyscyplinarnej dla Urzędu Kontroli Skarbowej w S. w dniu 19 kwietnia 2013 r. i w dniu 25 kwietnia 2013 r. Pan B. P. Komisji dyscyplinarnej zarządzeniem nr (...)wyznaczył skład orzekający oraz termin rozprawy na dzień 4 czerwca 2013 r. W związku z faktem, iż Obwiniona przebywała na zwolnieniu lekarskim od 18 maja do 6 czerwca 2013 r., Przewodnicząca składu orzekającego I. G. zarządziła odroczenie rozprawy do dnia 12 czerwca 2013 r. W dniu 10 czerwca 2013 r. Obwiniona poinformowała Komisję dyscyplinarną, iż przebywa na zwolnieniu lekarskim
od 7 do 21 czerwca 2013 r. usprawiedliwiając swoją nieobecność na rozprawie w dniu 12 czerwca 2013 r. Jednocześnie oświadczyła, iż nie przyznaje się do zarzucanego
jej czynu i nie sprzeciwia się przeprowadzeniu rozprawy w dniu 12 czerwca 2013 r. pod jej nieobecność, przy udziale Obrońcy, wraz z wydaniem orzeczenia w sprawie. W dnu 12 czerwca 2013 r. odbyła się rozprawa przed Komisją dyscyplinarną
z udziałem Rzecznika dyscyplinarnego oraz Obrońcy. Obwiniona nie stawiła się.
W pierwszej kolejności Rzecznik dyscyplinarny odczytała wniosek o wszczęcie postępowania dyscyplinarnego i obrońca oświadczył, że obwiniona nie przyznaje się do winy oraz poinformował, że będzie obecna w pracy po zakończeniu zwolnienia lekarskiego, tj. po 21 czerwca 2013 r. Następnie Przewodnicząca składu orzekającego zarządziła przeprowadzenie postępowania dowodowego, w czasie którego zostali przesłuchani wezwani świadkowie. Obrońca złożył oświadczenie, że w grudniu 2012r. sprawdzane były zapisy w (...), w których widniała ilość godzin do odpracowania,
ale nie informacja o dwóch dniach nieobecnych, nieusprawiedliwionych. Rozprawa została odroczona do 26 czerwca 2013 r. Ponadto w dniu 12 czerwca 2013 r. Obrońca złożył dokument „Ustosunkowanie się do wniosku o wszczęcie postępowania dyscyplinarnego z dnia 19 kwietnia 2013 r.", w którym zwrócił uwagę m.in.
na następujące fakty:

1)  szkolenie z obsługi (...) odbyło się 5 i 6 października 2011 r., kiedy Obwiniona przebywała na zwolnieniu lekarskim,

2)  przepis regulaminu pracy dotyczący urlopu na żądanie nie zawiera żadnych wskazań komu należy zgłosić żądanie i jakie ciążą dalsze obowiązki na zgłaszającym,

3)  bez znaczenia jest stwierdzenie, iż w listopadzie 2012 r. Obwinionej nie przysługiwał dodatkowy urlop wypoczynkowy z tytułu niepełnosprawności,

4)  błędne ustalenie prawa do dodatkowego urlopu wypoczynkowego,

5)  nieprecyzyjne przepisy regulaminu pracy.

W dniu 26 czerwca 2013 r. wznowiono rozprawę, na którą stawili się Rzecznik dyscyplinarny, obwiniona z obrońcą oraz wezwani świadkowie. Obwiniona oświadczyła, że podtrzymuje swoje wyjaśnienia złożone na piśmie i rezygnuje z prawa do zabrania głosu. Na zakończenie głos zabrali Rzecznik dyscyplinarny oraz Obrońca.

Wyższa Komisja Dyscyplinarna Służby Cywilnej ( (...)), po zapoznaniu się dalej z zarzutami wniesionymi przez obwinioną od powyższego orzeczenia, zważyła,
że są one w całości niezasadne. W zakresie zarzutu podwójnego ukarania, polegającego na potrąceniu wynagrodzenia za dwa dni nieobecności oraz wymierzeniu upomnienia Wyższa Komisja wskazała, że nieobecności obwinionej w pracy 23 i 26 listopada 2012 r. zostały ostatecznie potraktowane przez pracodawcę jako urlop
na żądanie i w związku z tym należy wyrównać wynagrodzenie.

W zakresie zarzutu niewłaściwej interpretacji zapisów regulaminu pracy, z których ma nie wynikać obowiązek sporządzenia wniosku o urlop na żądanie zarówno w wersji papierowej jak i elektronicznej, Wyższa Komisja wskazała, że przepisy regulaminu pracy nakładają obowiązek sporządzenia wniosku o urlop w wersji papierowej
i elektronicznej oraz dostarczenie do Referatu Kadr. Fakt, iż przepisy Regulaminu Pracy nie precyzują o jaki urlop chodzi świadczy o tym, że chodzi o wszelkiego rodzaju urlopy, w tym urlop „na żądanie". Nadto system (...) nie pozostawia w tym względzie niejasności, ponieważ w aplikacji istnieje bardzo rozbudowany katalog rodzajów urlopu, w tym urlopu na żądanie. Zachowanie samej obwinionej w dniu
17 stycznia 2013 r. jak również zgromadzony materiał dowodowy w sprawie świadczą o tym, że taki wniosek pracownik sporządza samodzielnie w obu wersjach (najpierw
w wersji elektronicznej, a następnie poprzez wydruk w wersji papierowej) i przekazuje do Referatu Kadr. Zgromadzony w sprawie materiał dowodowy, na który składają się zarówno dokumenty oraz zeznania świadków i sposób zachowania samej obwinionej w dniu 17 stycznia 2013 r. świadczy zatem w ocenie Komisji o tym, że obwiniona naruszyła obowiązki członka korpusu służby cywilnej, ponieważ była świadoma obowiązku sporządzenia wniosku o urlop w wersji papierowej i elektronicznej, a nadto znała system (...). Odnoście zarzutu zaniechania odroczenia rozprawy w dniu 12 czerwca 2013 r., mimo usprawiedliwionej nieobecności obwinionej, Wyższa Komisja Dyscyplinarna, podniosła, że zgodnie z § 24 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie postępowania wyjaśniającego i postępowania dyscyplinarnego w służbie cywilnej, komisja dyscyplinarna odracza rozprawę w przypadku usprawiedliwionego niestawiennictwa obwinionego. Obwiniona informując o zwolnieniu lekarskim w dniach 7-21 czerwca 2013 r., złożyła oświadczenie, że zgadza się na przeprowadzenie rozprawy pod jej nieobecność, przy udziale obrońcy oraz na wydanie orzeczenia, a tym samym informacja ta stanowiła wniosek o uznanie
jej nieobecności za nieusprawiedliwione niestawiennictwo. Rozprawa odbyła się w dniu 12 czerwca 2013 r. bez udziału obwinionej, ale przy obecności obrońcy, który wówczas nie zakwestionował naruszenia przepisu § 24 ust. 1 pkt 2 ww. rozporządzenia i nie zawnioskował o odroczenie rozprawy. Ponadto jego obecność
na rozprawie spowodowała, że prawo do obrony obwinionej zostało zagwarantowane. Następnie rozprawa została odroczona do dnia 26 czerwca 2013 r. i wówczas obwiniona uczestniczyła w niej, jedynie potwierdzając złożone na piśmie zeznania, rezygnując z prawa do zabrania głosu. Wyższa Komisja Dyscyplinarna zauważyła, ze dopiero niekorzystne dla obwinionej orzeczenie komisji dyscyplinarnej I instancji spowodowało, że zarzut ten został podniesiony. W sprawie tej nie było również przesłanek do umorzenia postępowania dyscyplinarnego, o co wniesiono w odwołaniu. Z tych też względów utrzymano w mocy orzeczenie Komisji Dyscyplinarnej I Instancji.

W odwołaniu skierowanym do Sądu Apelacyjnego, E. S. zaskarżyła orzeczenie co do całości i wniosła o jego zmianę i jej uniewinnienie,
jak również o uchylenie tego orzeczenia i umorzenie postępowania.

W uzasadnieniu odwołania obwiniona podała, że przebywała na urlopie wypoczynkowym „na żądanie" , zgłoszonym telefonicznie swojemu kierownikowi.
W takim przypadku praktyką stosowaną w urzędzie jest dodatkowe składanie wniosku o urlop „na żądanie", po powrocie z urlopu, w formie elektronicznej i papierowej, a w razie naruszenia tej praktyki - pracownik kadr przypomina o powinności dopełnienia tej formalności. Wskazana praktyka nie została jednak zastosowana
do obwinionej, ponieważ telefoniczne zgłoszenie wniosku o urlop „na żądanie"
nie zostało odnotowane, czym naruszony został przepis § 19 zdanie pierwsze Regulaminu pracy i nie powiadomiono kadr o fakcie udzielenia urlopu „na żądanie", przez co naruszono dotychczas obowiązujące zasady powiadamiania o zgłaszanych wnioskach urlopowych. Powyższe przyczyniło się do nie sporządzenia przez obwinioną dodatkowych wniosków urlopowych.

Sąd Apelacyjny zważył, co następuje:

Odwołanie zasługuje na uwzględnienie.

Analiza zgromadzonego w sprawie materiału dowodowego, w tym zarzutów odwoławczych, doprowadziła Sąd Apelacyjny do wniosku, że orzeczenie Wyższej Komisji Dyscyplinarnej, mimo obszerności jego pisemnych motywów, nie może się ostać i wymaga niezbędnej korekty prowadzącej do uniewinnienia obwinionej. Przy częściowo odmiennie bowiem poczynionych ustaleniach faktycznych, jak też ocenie prawnej, należało uznać za oczywisty brak winy po stronie obwinionej.

Należy mieć na uwadze, że E. S. w dniu 23 listopada 2012r. oraz w dniu 26 listopada 2012r. nie stawiła się do zakładu pracy i fakt ten jest bezsprzeczny. Obwiniona w piśmie z dnia 22.01.2013r. wyjaśniła D. (...), że we wzmiankowanych dniach wzięła urlop na żądanie. W piśmie z dnia 04.03.2013r. poinformowała Rzecznika Dyscyplinarnego, że powiadomiła telefonicznie swoich przełożonych o wzięciu urlopu na żądanie, gdyż w tych dniach źle się czuła i jako, że nie chciała korzystać ze zwolnienia lekarskiego, a miała do wykorzystania jeszcze urlop wypoczynkowy, wybrała tę drugą formę, tj. urlop „na żądanie”. Obwiniona dla potwierdzenia faktu zgłoszenia urlopu dodatkowo dołączyła wydruki połączeń telefonicznych ze strony (...), z których wynika, że w dniu 23.11. (...). o godz. 8.15 oraz w dniu 26.11.2012r. o godz. 8.23 połączyła się z numerem (...) Należy też zwrócić uwagę, że przełożona obwinionej - E. K. podała, że obwiniona jest osobą, która zawsze i z wyprzedzeniem zgłaszała nieobecności i podawała również ich powód, a z pisma kierownika Referatu Kadr z dnia 04.03.2013r. wynika, że obwiniona nie była ukarana karami dyscyplinarnymi. Czynności ustalające dokonywane w pierwszej kolejności przez Referat Kadr, a następnie wyjaśniające, winny były zatem pójść w kierunku wyjaśnienia charakteru nieobecności obwinionej oraz kwestii, czy była ona usprawiedliwiona. W toku postępowania wyjaśniającego, na podstawie zgromadzonego w sprawie dyscyplinarnej materiału dowodowego należało bez wątpliwości ustalić, że obwiniona każdorazowo i w terminie zgłaszała telefonicznie tak swojej bezpośredniej przełożonej - kierownikowi A. J., jak i inspektorowi E. K., fakt wzięcia urlopu wypoczynkowego „na żądanie”,
a co jednoznacznie wskazywały w swoich zeznaniach A. J. (zeznania z dnia 08.04.2012r., k.38 akt postępowania dyscyplinarnego) i E. K. (zeznania z dnia 15.03.2012r., k.32 akt postępowania dyscyplinarnego). E. K. przed Rzecznikiem Dyscyplinarnym potwierdziła - po okazaniu jej wykazu połączeń telefonicznych obwinionej - że połączenie wykonane w dniu 26.11.2012r.
o godz. 8.24. było z jej numerem telefonu, a połączenia z numerem(...)
to połączenia z numerem służbowym drugiego z przełożonych obwinionej, tj. A. J.. E. K. podała, że obwiniona informowała ją o tym, że nie przyjdzie wtedy do pracy, tylko nie pamięta już, jaki był tego powód,
tj. czy z powodu urlopu, czy zwolnienia lekarskiego (k.32 akt jw.). Również A. J. zeznała, że w dniach 23.11.2012r. i 26.11.2012r. obwiniona zgłaszała jej telefonicznie, że nie przyjdzie do pracy („będzie nieobecna w pracy”),
ale już nie pamiętała, co dokładnie było przedmiotem tej rozmowy (k.38 akt jw.).
Z zeznań pozostałych świadków w osobach: B. W. i E. D. (k. 122, 123 akt postępowania dyscyplinarnego), M. D. (k.85 akt jw.) wynika, że informacja o zgłoszeniu wzięcia przez obwinioną urlopu na żądanie nie została już dalej przekazana, a zapytana w styczniu 2013r. A. J. nie była pewna i nie potrafiła już podać, obwiniona jej w listopadzie 2012r. zgłaszała. Poczynione w toku postępowania dyscyplinarnego ustalenia w tym zakresie nie uległy zmianie. Nadto, na rozprawie przed Wyższą Komisją Dyscyplinarną Rzecznik Dyscyplinarny w dniu 11.06.2012r. zeznała, że w Urzędzie Kontroli Skarbowej w S. zgłaszano urlop na żądanie bezpośrednio przełożonemu albo do kadr i taka była praktyka. Rzecznik Dyscyplinarny podała również, że obwiniona w listopadzie 2012r. posiadała uprawnienie do skorzystania z 2 dni urlopu wypoczynkowego „na żądanie”, co zresztą pośrednio znajdowało potwierdzenie w piśmie kierownika Referatu Kadr, (...) i Spraw Socjalnych (k.106,105 akt dyscyplinarnych).

Z powyższego wynika zatem jednoznacznie, że obwiniona skorzystała
z przysługującego jej prawa do urlopu wypoczynkowego i zgodnie z przyjętą
w zakładzie pracy praktyką, zgłosiła telefonicznie i osobie właściwej wolę wzięcia urlopu wypoczynkowego „na żądanie”. Z treści złożonych w sprawie zeznań należy wywieść wniosek, że urlop na żądanie został jej udzielony przez przełożonego.
W badanym zakresie sprawy wyznaczonym postawionym obwinionej zarzutem
nie można w zachowaniu obwinionej dopatrzyć się jakiejkolwiek nieprawidłowości. Rzecznik Dyscyplinarny na rozprawie w dniu 11.06.2012r. co prawda przyznał,
że w urzędzie pracownik po powrocie z urlopu „na żądanie” miał powinność wypełniać wniosek o urlop na żądanie w formie elektronicznej, drukował go,
a następnie miał zanieść wniosek do kadr i pracownicy o takiej procedurze wiedzieli
z przyjętej praktyki, lecz co wymaga podkreślenia tego rodzaju wymogi pracodawcy, a konkretnie kadr, nie znajdowały i nadal nie znajdują umocowania
w obowiązujących przepisach Kodeksu pracy. Praktyka potwierdzania przez pracownika wzięcia urlopu na żądanie po powrocie z niego, w formie pisemnej (wniosku), elektronicznej (w rejestrze czasu pracy) i formalne zgłaszanie tego faktu raz jeszcze – konkretnie w kadrach - była nieprawidłowa, a tak przyjęty zwyczaj nie stanowi źródła prawa pracy.

Sąd Apelacyjny podkreśla również, że pracodawca nie może prawnie wymagać od pracownika niczego ponad obowiązki wynikające z prawa pracy, jak też doprowadzić do ukształtowania umownego stosunku pracy w sposób mniej korzystny niż określony regułami Kodeksu pracy, co wynika wprost z art. 9 k.p. Zgodnie natomiast z art. 167 ² k.p. pracodawca jest obowiązany udzielić na żądanie pracownika i w terminie przez niego wskazanym nie więcej niż 4 dni urlopu w każdym roku kalendarzowym. Pracownik zgłasza żądanie udzielenia urlopu najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu.

Z powyższego uregulowania wynika jedynie tylko tyle, że wniosek
o udzielenie urlopu "na żądanie" (art. 167 ² k.p.) powinien być zgłoszony najpóźniej
w dniu rozpoczęcia urlopu. Można zatem zgłosić przez pracownika skorzystanie
z urlopu „na żądanie” ustnie, telefonicznie, czy nawet faksem lub sms-em, i ten swoisty sposób wystąpienia o udzielenie części urlopu nie jest wcale uwarunkowany od złożenia formalnego (pisemnego) wniosku, w szczególności po dacie wykorzystania urlopu i po powrocie do pracy, czego z kolei bezzasadnie oczekiwano od obwinionej oraz od innych pracowników. Kwestie dowodowe, na jakie powoływały się kadry, a mianowicie sformalizowanie urlopu „na żądanie” w celu wyeliminowania rzekomych wątpliwości po stronie pracownika, czy korzystał on z urlopu, nie stanowią
tu usprawiedliwienia dla przyjmowania regulacji nie znajdujących wszak wyraźnego umocowania ustawowego, zwłaszcza, że kwestię obecności, czy też nieobecności pracownika w zakładzie pracy można było z łatwością ustalić w oparciu o odczyty elektronicznych rejestratorów wejść i wyjść, czy ewentualną listę obecności.
Nie można więc zarzucić obwinionej, że naruszyła obowiązki członka korpusu służby cywilnej, gdyż po okresie urlopu „na żądanie” nie miała prawnego obowiązku wypełnienia i złożenia stosownego wniosku urlopowego, mającego dokumentować skorzystanie przez nią z urlopu „na żądanie”. Kwestie odnotowania takiego zgłoszenia i skorzystania przez pracownika z urlopu „na żądanie” powinny znajdować się w gestii pracodawcy, co wymaga właściwej organizacji pracy oraz sprawnego przekazywania informacji od przełożonego, któremu zostało zgłoszone wzięcie urlopu „na żądanie”
do właściwej komórki. Nie było zatem pozbawione racji przekonanie obwinionej,
że zawiadomienie Referatu Kadr oraz wpis do programu (...) (rejestru czasu pacy) leżą w gestii kierownika.

Sąd Apelacyjny wskazuje dodatkowo, że skoro obwiniona bezsprzecznie
nie stawiła się do pracy w dniu 23.11.2012r. oraz w dniu 26.11.2012r., fakt ten winien być niezwłocznie dostrzeżony przez pracodawcę, jeśli nie w tym samym dniu,
to w najbliższym pełnym okresie rozliczeniowym czasu pracy. Należy mieć bowiem na uwadze, że wejścia i wyjścia do pracy są rejestrowane elektronicznie poprzez przyłożenie identyfikatora pracownika do czytnika (protokół zeznania rzecznika dyscyplinarnego na rozprawie z dnia 11.06.2014r., Wyższej Komisji Dyscyplinarnej), a nadto prowadzona jest ewidencja czasu pracy w programie (...) , w której mają być wpisywane również nieobecności pracownika. Pracodawca winien był zatem dostrzec nieobecność obwinionej tego samego dnia, w ramach bieżącej kontroli obecności poprzez swoje służby, tj. Oddział Kadr i tylko ewentualnie później, przy rozliczaniu czasu pracy w kolejnym najbliższym miesiącu, tj. z końcem grudnia 2012r.

Wskazując na argumenty wyżej podane Sąd Apelacyjny na podstawie art. 386 § 1 k.p.c. zmienił zaskarżone jak i poprzedzające je orzeczenie i orzekł jak w sentencji.